[TIN HỌC VĂN PHÒNG] NHỨNG LÝ DO ĐỂ DÙNG CHỨC NĂNG TABLE TRONG EXCEL

Bảng (table) trong Excel là một vùng dữ liệu có cấu trúc gồm một dòng tiêu đề (dòng đơn, không chứa gộp ô) và các dòng dữ liệu.
 
1.TẠO BẢNG CHO VÙNG DỮ LIỆU
 
Chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi thành bảng (table). Hoặc có thể chọn một ô bất kỳ trong vùng
Tại thẻ Insert, nhấp nút Table trong nhóm Tables. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-T
Trong hộp thoại Create Table xuất hiện, Excel đang tự động phân tích địa chỉ của vùng cần tạo bảng trong ô Where is the data for your table. Nếu sai, thì bạn có thể chọn lại.
 
Hình 2. Chọn vùng để chuyển thành table
 
Đánh dấu vào ô My table has headers nếu vùng dữ liệu của bạn có dòng tiêu đề. Nếu bạn không đánh dấu tùy chọn này thì Excel tự động tạo ra một dòng tiêu đề với các tên Column1, Column2… (theo thứ tự từ trái sang).
Nhấp OK.
Sau khi tạo, vùng được tạo sẽ được định dạng theo mẫu. Khi cần thay đổi mẫu định dạng thì chọn thẻ Design và chọn một mẫu trong nhóm Table Styles.
 
2. MỞ RỘNG VÙNG CHO BẢNG
 
Nhấp vào biểu tượng tam giác ở góc cuối bên phải của bảng và rê đi để mở rộng thay thu hẹp vùng cho bảng.
 
Hoặc, tại thẻ Design, nhấp nút Resize Table trong nhóm Properties và thay đổi địa chỉ của vùng.
 
Hình 3. Biểu tượng dùng để mở rộng vùng cho bảng
3. CHUYỂN  BẢNG THÀNH VÙNG DỮ LIỆU BÌNH THƯỜNG
 
Khi bạn không muốn sử dụng vùng dữ liệu như một bảng thì bằng một một thao tác đơn giản bạn có thể chuyển nó thành vùng dữ liệu bình thường.
 
Đặt con trỏ trong bảng và tại thẻ ngữ cảnh Design, nhấp nút Convert to Range trong nhóm Tools. Một hộp thoại xuất hiện yêu cầu xác nhận thì bạn chọn Yes.
 
Hình 4. Lệnh chuyển bảng thành vùng bình thường
 
4. CÁC LÝ DO BẠN NÊN DÙNG CHỨC NĂNG TABLE TRONG EXCEL
 
4.1. DỄ DÀNG SẮP XẾP VÀ TRÍCH LỌC DỮ LIỆU
 
Excel tự động thêm một điều khiển lọc vào bên phải tên của mỗi cột khi chuyển đổi vùng dữ liệu thành bảng. Bạn có thể sử dụng các biểu tượng này để gọi lệnh sắp xếp và lọc dữ liệu trên từng cột.
 
Hình 5. Sử dùng điều khiển lọc để lọc dữ liệu trong bảng một cách nhanh chóng

Hình số 5 cho thấy bảng đang hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc trên  cột “TÊN VẬT TƯ” (chỉ hiển thị chi tiết Dầu FO và Dầu DO).
Khi cần lọc hay sắp xếp dữ liệu trên cột nào thì nhấp vào điều khiển lọc của cột đó và chọn điều kiện lọc/sắp xếp theo giá trị cụ thể hay theo màu sắc (color) hay theo các phép so sánh.
 
4.2. ĐỊNH DẠNG NHANH
 
Excel tự động áp dụng định dạng dòng theo dải cho bảng mới. Nếu bạn không thích định dạng mặc định, bạn có thể lựa chọn một mẫu mới trong 60 mẫu trong nhóm Table Styles của thẻ ngữ cảnh Design.
 
Hình 6 minh họa các mẫu định dạng sẵn có của Excel để bạn áp dụng.
 
Sau khi chọn một mẫu định dạng, bạn có thể phân biệt định dạng cho các dòng tiêu đề hay dòng tổng cộng bằng cách đánh dấu vào ô Header Row hay Total Row; Các tùy chọn First Column, Last Column quy định hiển thị cột dữ liệu đầu tiên hay tổng cộng ở cuối. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn này trong nhóm Table Style Options của thẻ ngữ cảnh Design.
 
4.3. DỄ DẠNG NHẬP LIỆU
 
Bạn có thể dễ dàng mở rộng một bảng, nhập dữ liệu một cách dễ dàng. Để thêm một dòng mới vào bảng, chọn một ô bất ký cuối bảng và nhập một giá trị. Khi đó, Excel tự động mở rộng bảng với dòng mới là dòng vừa nhập liệu. Điều này cũng đúng khi cần thêm một cột mới vào cuối bảng.
4.4. SỬ DỤNG TÊN TRONG CÔNG THỨC
 
Khi nhập công thức, bạn thường dùng tham chiếu và tên vùng. Khi làm việc với một bảng, Excel sẽ nhận biết tất cả điều này.
 
Theo hình 8, tại ô H5 ta lập công thức tính Thành tiền = Số lượng bán * Đơn giá, sau khi gõ dấu bằng và chọn ô F5, gõ dấu * và chọn G5 ta sẽ thấy Excel sử dụng tên cột thay cho địa chỉ tham chiếu.
 
Hình 8. Excel sử dụng tên cột để tham chiếu thay cho địa chỉ ô khi sử dụng Table
Sau khi nhấn Enter để xác nhận công thức thì Excel tự động sao chép công thức đến các ô còn lại của cột Thành tiền. 
Khi tham chiếu đến bảng từ bên ngoài bảng thì Excel sẽ sử dụng thêm tên của bảng trong tham chiếu.
4.5. TÍNH TỔNG NHANH. 
Với một bảng trong Excel, bạn có thể thực hiện tính tổng cộng một cách nhanh chóng bằng cách chọn một ô bất kỳ trong bảng và đánh dấu tùy chọn Total Row trong nhóm Table Style Options của thẻ ngữ cảnh Design. Khi không muốn hiển thị thì chỉ cần bỏ tùy chọn này.
Tại dòng tổng cộng, chúng ta có thể chọn nhanh phép tính tổng bằng cách nhấp vào mũi tên rồi chọn một phép toán. Xem hình 10.
Hình 10. Tự động sinh dòng tổng cộng và cho phép chọn hàm để tính
4.6. LUÔN HIỂN THỊ TIÊU ĐỀ CỦA BẢNG
Với các vùng dữ liệu thông thường thì tiêu đề các cột sẽ bị che khuất khi bạn cuộn xuống, nhưng với bảng thì tiêu đề của các cột luôn hiển thị.
4.7. TỰ ĐỘNG ĐIỀN CÔNG THỨC
Khi bạn mở rộng bảng (table) bao gồm cả dòng mới, Excel không chỉ mở rộng định dạng, bảng tự động sao chép công thức của các ô ở hàng trên xuống.
 
Sưu tầm _Tin học cho mọi người – Đơn giản mà hữu ích!
 

Đăng ký ngay

2,4,6 3,5,7 3,5,CN

Sáng Chiều Tối

Bạn biết công ty chúng tôi qua đâu?

Facebook   Google +   Diễn đàn   Bạn bè giới thiệu

Mục khác